Privacyverklaring ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Voor de uitvoering van zijn taken verwerkt het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) persoonsgegevens. De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt op gepaste en zorgvuldige wijze. Bij de verwerking van persoonsgegevens staan de belangen van burgers centraal.

Wat is privacy?

In artikel 10 van de Grondwet is opgenomen dat iedereen recht heeft op eerbiediging van zijn of haar persoonlijke levenssfeer. Dit betekent dat iemands persoonlijke vrijheid niet wordt gehinderd en/of beïnvloed door externe factoren, en dat iemand zelf kan bepalen wie welke informatie over hem of haar verkrijgt.

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese privacywetgeving, staan vereisten die worden gesteld aan organisaties omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens verstaan we alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Deze persoon wordt aangeduid als ‘de betrokkene’. Dit zijn gegevens als de naam, het adres, en het Burgerservicenummer (BSN), maar ook het medisch dossier, het geloof of de afkomst van deze persoon. Deze gegevens beschrijven bijvoorbeeld de fysieke, genetische, psychische, economische, culturele en/of sociale identiteit van de betrokkene.

Wat houdt verwerken in?

Tot de verwerking van persoonsgegevens behoren alle handelingen die gedaan worden met deze gegevens; bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bijwerken, opvragen, raadplegen, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden, combineren, afschermen, en vernietigen van gegevens.

Welke persoonsgegevens verwerkt het ministerie van SZW?

Het ministerie van SZW verwerkt verschillende persoonsgegevens, afhankelijk van het verwerkingsdoel. Dit kan zijn omdat er gebruik gemaakt wordt van onze diensten, maar dit kan ook zijn omdat het onze wettelijk taak is. De grondslag waarop wij persoonsgegevens verwerken is vaak de wettelijke verplichting, maar het komt ook voor dat het gaat om een overeenkomst, bijvoorbeeld bij medewerkers van het ministerie van SZW.

Worden persoonsgegevens gedeeld met derden?

Het ministerie van SZW verkoopt geen persoonsgegevens aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van het beschreven doel en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wanneer persoonsgegevens gedeeld worden met onze uitvoerende ZBO’s (UWV en SVB) worden er verwerkersafspraken opgesteld. Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht (bijvoorbeeld voor beleidsonderzoek), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om verantwoordelijkheden en een gepaste omgang van deze gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld omtrent de beveiliging.

Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?

Beveiligingsmaatregelen worden bepaald aan de hand van risico’s, zodat deze maatregelen passend zijn voor de desbetreffende persoonsgegevens. Zo beperken wij onder andere de toegang tot persoonsgegevens tot degenen voor wie het noodzakelijk is om hun taken uit te voeren. Tevens vindt er bij de verwerking van persoonsgegevens indien noodzakelijk pseudonimisering en versleuteling plaats. Zo zorgen wij ervoor dat er geen ongeoorloofde vernietiging van, wijziging van of inzage tot de persoonsgegevens plaats vindt.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard voor het betreffende verwerkingsdoel. Echter kan het zijn dat er in wetten concrete bewaartermijnen zijn vastgelegd waar wij ons aan moeten houden, zoals de Archiefwet of de Belastingwet. CV’s van en correspondentie met kandidaten wordt bijvoorbeeld doorgaans 4 weken bewaard, terwijl de salarisadministratie minimaal 7 jaar bewaard blijft.

Welke rechten hebben betrokkenen ten aanzien van persoonsgegevens?

Betrokkenen hebben verschillende rechten als het gaat om hun persoonsgegevens. Deze staan hieronder toegelicht.

• Het recht van inzage; het inzien van welke persoonsgegevens er verwerkt worden.
• Het recht op rectificatie; het corrigeren van persoonsgegevens wanneer deze niet (meer) juist en/of onvolledig zijn..
• Het recht op vergetelheid; onder bepaalde omstandigheden kunnen gegevens verwijderd worden, bijvoorbeeld in het geval van een onrechtmatige verwerking..
• Het recht op beperking; het tijdelijk stop laten zetten van een verwerking..
• Het recht op bezwaar; het maken van bezwaar kan wanneer de verwerking gebeurt op grond van het algemeen belang..
• Het recht op dataportabiliteit; het overdragen van digitale persoonsgegevens die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van toestemming of overeenkomst..
• Het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming; indien de geautomatiseerde besluitvorming rechtsgevolgen heeft, kan er in sommige gevallen om een menselijke tussenkomst gevraagd worden..

Een uitgebreide uitleg over deze rechten is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend door contact op te nemen met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Het is ons streven om binnen vier weken antwoord te geven aan het verzoek. Om zo efficiënt en effectief mogelijk op het verzoek te kunnen reageren, wordt u verzocht om zo duidelijk mogelijk over uw verzoek te communiceren. Het helpt bijvoorbeeld om de achtergrond van uw verzoek te schetsen.

Denk hierbij aan het meesturen van een kopie van een geldig legitimatiebewijs waarop uw foto en BSN is afgeschermd, dit kan met de KopieID applicatie voor de smartphone of door middel van het bedekken of verwijderen van deze gegevens op een fysieke kopie. Zonder geldige legitimatie kunnen wij het verzoek namelijk niet in behandeling nemen. Na vaststelling van uw identiteit wordt de kopie van het legitimatiebewijs direct verwijderd.

Hoe en met wie kan er contact opgenomen worden?

De Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op de toepassing en naleving van de privacywetgeving binnen het ministerie van SZW. Onder haar toezicht staat het belang van burgers en privacy centraal.

Heeft u een algemene vraag omtrent privacy voor de FG? Dan kunt u een brief of email sturen naar de onderstaande postbus of het onderstaande emailadres.

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Mw. S. S. Liu, Functionaris voor de Gegevensbescherming
Postbus 90801
2509 LV DEN HAAG
FG@minSZW.nl

Lees meer over privacy binnen de Rijksoverheid.

Heeft u na contact met de Functionaris voor de Gegevensbescherming nog vragen, of heeft u een klacht? Dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.